מטופלים אשר מתקשרים לקבוע תור לרופא כזה או אחר, לברר אודות שעות הפעילות שלו, היכן הוא מקבל את המטופלים וכן לקבל מענה נוסף, מעדיפים לקבל מענה אנושי ולא מענה אוטומטי. מענה אוטומטי, טוב ככל שיהיה, לרוב לא יספק את המענה המדויק למטופלים שלכם. מרבית הרופאים המציעים את שירותיהם לקהל הרחב, שוכרים מזכירה אשר תענה לכל הפניות, תספק מידע רלוונטי וכמובן, תקבע תורים. אולם, גם שירותי מזכירות הם שירותים המוגבלים בזמן וישנן שעות שבהן המזכירה לא עובדת ועל כן, הציבור לא יקבל מענה. מעבר לכך, ישנם מקרים שבהם המזכירה עסוקה בפניות קודמות ועל כן, גם במקרה הזה לא מתקבל מענה. על כן, הפתרון הטוב ביותר לכל רופא הוא: מענה אנושי לרופאים.
מענה אנושי לרופאים: במה מדובר?
גם אם לרופא יש מזכירה שעונה על פניות המטופלים, הרי שכאמור יהיו מקרי עומס שבהם המזכירה לא תצליח להגיע לכלל השיחות לספק מענה. במקרים הללו, הפתרון הטוב ביותר הוא מענה אנושי לרופאים, אשר מספק לכל מטופל מענה טלפוני מיידי. שירות זה מאפשר העברת שיחות למוקד חיצוני ייעודי, כאשר הקו תפוס או כאשר אין מענה בשעות שהמזכירה לא עובדת. נציגי השירות במוקד מקבלים את השיחות ועונים להן בשם הרופא או המרפאה שבחרה בהם.
הנציגים לרוב יבקשו את פרטי המטופל שהתקשר וכן ימסרו לו מידע רלוונטי. כמובן שמי שמגדיר את תסריט השיחה יהיה הרופא אשר בחר בשירות המדובר. מה שבטוח זה שכל מטופל ידע כי הפניה שלו תועבר בהקדם לרופא או למזכירה של הרופא ויחזרו אליו כמה שיותר מהר. כמובן שהוא גם יקבל מידע שהוא זקוק לו, במידה והוא יצר קשר לצורך קבלת מידע בלבד.
הנציגים אשר עובדים במוקד, מזדהים בשם הרופא או המרפאה ועל כן, מרבית האנשים אשר יוצרים קשר עם הרופא ומגיעים למוקד, כלל לא ידעו כי הם הגיעו למוקד חיצוני כלשהו שמטרתו היא השארת הודעות, אלא יהיו בטוחים שהם מקבלים שירות בצורה ישירה מהמרפאה או הרופא.
מה חשוב שכל רופא ידע על מענה אנושי לרופאים?
בין אם מדובר על מרפאה אשר בוחרת בשירות מענה אנושי לרופאים ובין אם מדובר על רופא המציע שירותים פרטיים ובוחר בשירות המדובר, חשוב מאוד לדעת כמה דברים חשובים: ראשית כל, ניתן לבחור לעבוד עם מערכת ניהול תורים אשר מאפשרת לכל לקוח לקבוע תורים דרך מוקד טלפוני , דבר אשר מציע נוחות מרבית שכן, ניתן לקבוע תורים בכל שעות היממה. כמובן שלמזכירה או למנהל המרפאה תהיה גישה מלאה ליומן התורים אשר נקבעים דרך המוקד, על מנת לסנכרן בין תורים שהם קובעים לבין תורים שנקבעים דרך המוקד.
מעבר לכך, מי שמגדיר את השעות שבהן המוקד יענה על שיחות וכן איזה מידע בדיוק יימסר לכל מטופל ועוד, הוא מנהל המרפאה או הרופא אשר בוחרים בשירות המדובר. הם גם יקבעו כיצד הם יקבלו את כל המידע אשר עובר למוקד לרבות פרטי יצירת קשר עם המטופלים שהתקשרו. ניתן לקבל את המידע דרך פקס, מייל או אפילו בהודעות טקסט. כמו כן, ישנו חברות אשר מציעות לעקוב אחר הודעות שהתקבלו דרך אתר ייעודי וכן לסמן או למחוק הודעות אשר טופלו.
למעשה ניתן לומר כי מדובר על שיטה יעילה ונוחה ביותר להעניק מענה רחב למטופלים ועל כן, כדאי מאוד שכל רופא או מרפאה יבררו אודות האופציה המדוברת.
מדוע כדאי לבחור במענה אנושי לרופאים?
- הגדלת כמות המטופלים – ראשית כל, מדובר על דרך יעילה מאוד להגדלת כמות תורים שנקבעים אצל הרופא או המרפאה. מכיוון שכאשר מדובר על רופאים פרטיים המציעים את שירותיהם לקהל הרחב, ישנה תחרות בתחום, הרי שהשאיפה שכל רופא היא שכמה שיותר מטופלים יקבעו תור דווקא אליו. העובדה שישנו מענה אנושי זמין בכל זמן, מאפשרת להגדיל את כמות הלקוחות אשר קובעים תור דווקא לרופא שבחר בשירות. מטופלים אשר מנסים לקבוע תור דחוף לרופא בשעה שבה אין לו מענה אנושי זמין, יחפשו רופא אחר שיענה להם.
- חיסכון בעלויות כוח אדם – יתרון נוסף וחשוב הוא חיסכון בעלויות כוח אדם. במקרים שבהם יש עומס במרפאה ועל כן, אין אפשרות לענות לכלל השיחות, במקום לשכור עוד מזכירה או עוד נותן שירות, כל שיש לעשות זה פשוט לבחור בשירותי המוקד שהם זולים יותר.
- זמינות מלאה – המוקד זמין באופן תמידי, דבר אשר יוצר מוניטין חיובי לרופא או למרפאה אשר בוחרים בשירות המדובר.
מענה אנושי לרופאים מהווה את הבחירה הטובה ביותר לכל רופא או מרפאה אשר מעוניינים להגדיל את קהל המטופלים שלהם ולאפשר להם לקבל מידע, לקבוע תור או להשאיר פרטים בכל שעה ביממה.