עסקים רבים משתמשים בשירות מענה אנושי.

זה נוח, לא יקר והרבה יותר משתלם מאשר להעסיק עובד במשרה מלאה כאשר לא תמיד יש לו מה לעשות במשרה מלאה.

שימוש נכון בשירות המענה האנושי חשוב מאוד להצלחת העסק. אז הנה כמה טיפים בכדי להתחיל נכון את השימוש בשירות.

העיקרון המנחה הוא שמירה על פשטות בהפעלה ויעילות בעבודה.

לפני תחילת העבודה אנחנו בונים ביחד איתך תסריט שיחה או אפילו כמה תסריטי שיחה עבור השיחות שיגיעו אליך. נדבר כאן על 3 נקודות קטנות אך חשובות לתדמית של העסק שלך וליעילות העבודה

פתיח – תסריט שיחה

רבים מהמשתמשים בשירות חושבים שזה הרגע לתת תדמית מכובדת לעסק וסוף סוף יהיה מי שיענה כמו שהם רוצים.

למשל: משרד עורכי דין כהן קדרי ויינשטוק ושות' שלום מדברת הילה במה אפשר לעזור…

הנציגה שלנו באמת תגיד את הפתיח שאתה בוחר אבל האם זה הדבר הנכון עבור העסק? לא!! זה רשמי יתר על המידה.
זה "צועק" אני מענה חיצוני ולא חלק מהמשרד. אין סיכוי שהלקוח ירגיש בנוח במצב כזה….

לכן, שמרו על פתיח טבעי וקליל. אם אתם משרד עו"ד הפתיח צריך להיות "עורכי דין שלום", אם אתם סוכנות ביטוח אז "ביטוח שלום" ואם יש לכם שם ארוך או מסובך להגייה, שמרו על פשטות.

"שירות לקוחות שלום" יעשה את העבודה מצויין.

מה שאפשר לסגור בשיחה הראשונה ומה שלא…

שימוש נכון בשירות מענה טלפוני לעסק יוריד ממך עומסים לא רצויים. יש מידע שעל מנת למסור אותו צריך פשוט להנגיש אותו לנציג שלנו והוא כבר ימסור אותו ללקוח. לא לכל שיחה אתה צריך לחזור.

ניקח לדוגמה את כתובת המשרד או מידע קבוע שניתן למסור אותו ללקוח שמתקשר. זה דורש רק מאמץ קטן מצדך, לתת לנו את המידע בזמן בניית התסריט. אנחנו כבר ניקח את זה מכאן.

הגדרה נכונה ואמינה של זמן חזרה

עסקים רבים שואפים לחזור ללקוחות שמתקשרים בתוך מספר דקות או זמן קצר מרגע השארת הפנייה.

מה לעשות שלאחר ניסיון של מליוני שיחות שקיבלנו במוקדים שלנו אנחנו יודעים שלכל עסק גם היעיל ביותר יש בלת"מים (דברים בלתי מתוכננים), יש פגישות, יש עומסים ויש ימים שסתם עובד או שניים לא הגיעו לעבודה ולכן קשה לעמוד ביעדים הרגילים.

זה טבעי. מצד שני, כאשר נתנו ללקוח את התחושה שחוזרים אליו מיד וזה לא קרה קורים שני דברים. הראשון,הוא מתאכזב ביחס לציפייה.

השני, אם הוא באמת רוצה אתכם, הוא מתקשר שוב… ואז זה עולה עוד כסף ועוד אכזבה…

לכן, תן לנו להגיד ללקוחות שלך זמן חזרה שבוודאות תוכל לעמוד בו. מקסימום – תפתיע אותו ותחזור אליו מוקדם יותר. הרווחת פעמיים!